Politique de confidentialité pour le Centre dentaire Marie-Josée Leblond inc.

Par l’entremise de son site Internet, le Centre dentaire Marie-Josée Leblond inc. collecte des renseignements personnels vous concernant.

Le centre dentaire s’engage à assurer la protection de vos renseignements personnels, et vous invite à prendre connaissance de la présente politique de confidentialité.

 

Renseignements personnels collectés de manière automatique

Par votre connexion sur notre site Internet, certains renseignements personnels sont échangés entre votre ordinateur et notre serveur. Cet échange est nécessaire pour que les données contenues sur notre site puissent être correctement communiquées à l’équipement informatique que vous utilisez. Ces renseignements personnels sont conservés par le centre dentaire  seulement pour des fins techniques et statistiques reliées au rendement de notre site internet.

Les renseignements visés sont les suivants:

• Le nom de domaine de votre fournisseur d’accès à Internet
• Votre adresse IP
• Votre navigateur (Explorer, Firefox, etc.)
• Votre système d’exploitation (Windows, Mac OS, etc.)
• La date et l’heure de votre visite
• Les pages Internet consultées

 

Utilisation de témoin de connexion

Le centre dentaire ne conserve aucun témoin de connexion (communément appelé << cookie >>) de façon permanente. Seul un témoin de connexion temporaire est utilisé lors de votre visite sur notre site afin d’améliorer la performance de certaines fonctionnalités qui y sont présentes.

Vous avez la possibilité de désactiver vos témoins de connexion via votre navigateur Web. Toutefois, cette désactivation peut avoir pour effet de restreindre certaines fonctionnalités de notre site Internet.

 

Renseignements personnels transmis volontairement par courriel ou par le formulaire

Les renseignements personnels que vous nous communiquez volontairement par courriel ou par le formulaire de contact de notre site Internet, tels votre nom et votre adresse courriel, ne seront utilisés que pour permettre au personnel du centre dentaire de vous répondre ou de donner suite à votre demande, et ne seront pas conservés.

Au Centre dentaire Marie-Josée Leblond inc., nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels ainsi qu’au respect de la vie privée de nos patients. Cette politique de confidentialité explique comment nous recueillons, partageons, utilisons et protégeons vos renseignements personnels conformément aux lois et réglementations applicables. De plus, le centre dentaire s’est doté d’une << Politique de gouvernance des renseignements personnels des patients >> disponible dans la salle d’attente et à la réception du centre dentaire.

 

Avis de constitution du dossier

Le Centre dentaire Marie-Josée Leblond inc. collecte les renseignements personnels nécessaires à la prestation de soins dentaires au moyen du questionnaire médicodentaire confidentiel.

Le questionnaire médicodentaire confidentiel est conservé dans votre dossier dentaire, et votre dossier dentaire est conservé dans un classeur auquel le public n’a pas accès et fermé à clé.

 

Informations que nous recueillons

Nous recueillons seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires à la prestation de soins dentaires, et requis par les lois et règlements encadrant l’exercice de la profession de dentiste.

Le Centre dentaire Marie-Josée Leblond inc. collecte les renseignements personnels figurant aux articles 15 et 16 du Règlement sur la tenue des cabinets et des dossiers et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des dentistes du Québec :

• Le nom et prénom;
• Le sexe;
• La date de naissance;
• L’adresse postale, l’adresse courriel et le numéro de téléphone (résidence, travail, cellulaire) ;
• Les histoires médicale et dentaire du patient;

Le dentiste consigne au dossier dentaire du patient les éléments suivants :

• La date de consultation;
• Le diagnostic;
• Les choix de traitement et les pronostics de chacun;
• Le relevé des opérations et la description de toutes formes de traitement effectuées;
• Les matériaux et médicaments utilisés pour effectuer le traitement;
• Les ordonnances écrites de médicaments ou de traitements;
• Les éléments significatifs de toute communication verbale ou écrite avec le patient ou le concernant;
• Les résultats d’examens effectués, les éléments diagnostiques et les rapports d’examens radiologiques, ainsi que tous les modèles;
• Les annotations relatives aux informations fournies au patient ayant trait à l’acceptation du traitement et les annotations relatives à la réception du consentement du patient à ce traitement;
• Le nom, la concentration et la quantité de produits utilisés dans le cas d’anesthésie générale, régionale, locale ou de sédation consciente ou profonde;
• Les informations et recommandations fournies au patient relativement à un traitement;
• La date où le patient a été dirigé à un professionnel de la santé, le nom de ce dernier, le but de cette consultation et le rapport émis à la suite de cette consultation;
• Les annotations, la correspondance et tout autre document relatif aux services rendus par le dentiste et toute copie de document ou certificat délivré au patient;
• L’information relative aux honoraires professionnels et à toute somme facturée au patient;
• Une note signée par le patient ou par son représentant, lorsqu’il a demandé le retrait d’une pièce ou d’un document, indiquant la nature du document et la date de son retrait;

Le dentiste collecte les renseignements figurant au questionnaire médicodentaire confidentiel de l’Ordre des dentistes du Québec.

Aux fins de facturation, le dentiste collecte également le numéro d’assurance maladie, la date d’expiration de la carte d’assurance maladie, le nom de la compagnie d’assurance du patient, le statut de prestataire d’aide financière de dernier recours, etc.

 

Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons vos renseignements personnels afin de constituer votre dossier dentaire et de vous fournir des soins dentaires. Cela nous permet de:

• Faciliter la prise de rendez-vous
• Effectuer des examens et des traitements dentaires
• Maintenir et mettre à jour votre dossier dentaire
• Gérer votre compte patient
• Vous contacter par téléphone ou courriel pour des suivis et des rappels de traitement
• Traiter les paiements et les réclamations de votre assurance

 

Par quels moyens et auprès de qui les renseignements personnels sont collectés

Les renseignements personnels sont collectés par téléphone en prenant le minimum de renseignements personnels et auprès de la personne concernée lors du premier épisode de soin au moyen du questionnaire médicodentaire confidentiel.

Les renseignements personnels du mineur de moins de 14 ans sont collectés auprès du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur.

Les renseignements personnels du mineur de 14 ans et plus sont recueillis auprès du mineur lui-même ou du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur.

Les renseignements personnels du majeur inapte sont recueillis auprès du tuteur ou du mandataire.

Lors de la collecte initiale des renseignements personnels, et par la suite sur demande, le patient ou son représentant légal est informé en termes simples et clairs au moyen du formulaire intitulé << La clinique vous informe >> des éléments suivants:

1. Le nom de l’organisme qui recueille les renseignements
2. Les fins auxquelles ces renseignements sont recueillis
3. Les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis
4. Les droits d’accès et de rectification des renseignements
5. De la possibilité de restreindre ou de refuser l’accès à ce renseignement et des modalités
6. De son droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis
7. De la durée de conservation de ce renseignement

 

Accès aux renseignements personnels collectés

Seul le personnel soignant aura accès à vos renseignements de santé, le personnel administratif n’aura accès qu’aux informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions (facturation, prise de rendez-vous, transmission aux assurances).

 

Lieu de conservation et mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels des patients sont consignés dans le dossier dentaire. Le dossier dentaire est conservé dans un classeur auquel le public n’a pas accès et fermé à clé.

Les dossier dentaires archivés sont conservés dans un classeur auquel le public n’a pas accès et fermé à clé.

Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité et de sécurité en prenant des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés.

Notre centre dentaire utilise des systèmes de dossiers sécurisés, une gestion efficace des identités et des accès et des protections physiques pour protéger vos informations, le tout conformément aux lois et réglementations en vigueur.

 

Délai de conservation et de destruction

Votre dossier dentaire est conservé cinq ans suivant la dernière inscription ou insertion à ce dossier conformément à la loi et à l’issue de ce délai, il sera détruit de manière à en préserver la confidentialité.

 

Le partage d’information

Nous ne partagerons pas vos renseignements personnels avec des tiers sauf si cela est nécessaire pour la prestation de services dentaires, avec un autre dentiste spécialiste pour vos soins dentaires ou avec votre compagnie d’assurance pour le traitement des réclamations.

Les renseignements personnels des patients ne peuvent être communiqués à des tiers sans leur consentement, sauf lorsque la Loi le prévoit.

 

Engagement de confidentialité

Tous les employés du centre dentaire ont signé un engagement de confidentialité.

 

Modification de notre politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment afin de maintenir la conformité et tenir compte de tout changement à notre processus de collecte des renseignements personnels.

Si nous apportons des modifications importantes à la politique, nous vous en informerons en publiant un avis ou en mettant en ligne une nouvelle version de la politique sur notre site web.

 

La clinique vous informe / patients

Renseignements personnels collectés

Le Centre dentaire Marie-Josée Leblond inc. doit collecter les renseignements personnels nécessaires à la prestation de soins dentaires au moyen du questionnaire médicodentaire confidentiel ci-joint qui vous est présenté pour signature.

Le questionnaire médicodentaire confidentiel est conservé dans votre dossier dentaire, et votre dossier dentaire est conservé dans un classeur auquel le public n’a pas accès et fermé à clé.

Seul le personnel soignant aura accès à vos renseignements de santé, le personnel administratif n’aura accès qu’aux informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions (facturation, prise de rendez-vous, transmission aux assurances).

 

Vos droits

• Droit d’accéder à votre dossier dentaire afin d’en prendre connaissance
• Droit d’en rectifier certains éléments
• Droit d’en obtenir copie
• Droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de renseignements
• Droit de restreindre ou de refuser l’accès
• Droit d’être informé si vos renseignements sont communiqués à l’extérieur du Québec

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, ou formuler une plainte, veuillez en faire la demande à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, la Dre Sophie Labelle par écrit à l’adresse ci-dessous:

 

Centre dentaire Marie-Josée Leblond inc.
(Responsable de la protection des renseignements personnels)
13714 boul. Curé-Labelle, suite 201
Mirabel, Québec
J7J 2K8

 

Durée de conservation des renseignements personnels

Votre dossier dentaire est conservé cinq ans suivant la dernière inscription ou insertion à ce dossier conformément à la loi et à l’issue de ce délai, il sera détruit de manière à en préserver la confidentialité.